Mailinglisten für Vereine, Teams und Gruppen

Mailinglisten als optimales Tool zur Organisation von Vereinen, Teams und Gruppen

Das Problem ist bekannt: Sie wollen eine Gruppe von Personen einfach und schnell online vernetzen und einen bequemen Austausch von Informationen, Meinungen oder Absprachen  ermöglichen. Beispielsweise soll der nächste Termin einer Vereinssitzung abgeklärt, der Entwurf für einen neuen Flyer besprochen oder ein aktuelles Thema diskutiert werden.
Ein für die genannten Zwecke perfekt geeignetes Tool ist eine Mailingliste. In ihrer Grundfunktionalität besteht diese aus einem Onlineverwaltungsmodul und einer damit verknüpften E-Mailadresse. Darüber hinaus bieten erweiterte Tools viele nützliche Zusatzfeatures.

Das Prinzip einer Mailingliste ist einfach erklärt: Jede an die Mailinglistenadresse gesendete Nachricht wird an alle Mitglieder der Mailingliste verteilt. Antworten werden wiederum an die Mailingliste und damit an deren Mitglieder versendet. Um Mitglied zu werden, muss sich der User entweder webbasiert über ein einfaches Formular oder direkt via E- Mail anmelden, kann aber auch durch den Listenadministrator eingetragen werden. Als  möglicher Sicherheitsmechanismus kann eine Bestätigung der Anmeldung durch den Listenadministrator vorausgesetzt werden.

Um sich vor Spaming zu schützen, lassen sich die meisten Mailinglisten so einstellen, dass ausschließlich Mitglieder der Mailingliste an diese schreiben dürfen. Für Nachrichten die nicht diesem Kriterium entsprechen, können automatische Filter eingerichtet werden.

Die Verwaltung der Mailingliste läuft vollständig über das Webinterface und kann von jeder Person durchgeführt werden, der ein entsprechender Zugriff eingeräumt wird. Dadurch ist die Mitgliederliste – vor allem im Vergleich zu einer im E-MailClient einer Person gepflegten Verteilerliste – personenunabhängig. Ferner kann die Kommunikation in beide Richtungen laufen.

Ein weiterer großer Vorteil ist die hohe Mobilität und Schnelligkeit, die die Kommunikation über eine Mailingliste mit sich bringt. Sobald eine Nachricht an die Mailadresse geschrieben wird – den Fall der Moderation außen vor gelassen – wird Ihnen diese sofort und aktiv zugestellt. Die Nachricht können Sie über Ihren E-Mailclient, Ihr Handy oder einem beliebigen E-Mailfähigen Endgerät  –  im Vergleich zu einem Forum – ohne Loginprozedere  lesen und beantworten. Im Gegensatz zu browserbasierten Lösungen der Kommunikation, wie beispielsweise Foren oder Blogs, stellt die Darstellung von E-Mails auf mobilen Geräten in der Regel auch kein Problem dar.
Archivfunktionen, Black- und Whitelists sowie verschiedene Filter- und Moderationsmöglichkeiten runden den Funktionsumfang einer guten Mailingliste ab.

Bei der Wahl des richtigen Anbieters sollten Sie verschiedene Punkte beachten. Relevant sind vor allem die dauerhafte Werbefreiheit sowie die zuverlässige Verfügbarkeit. Darüber hinaus sollte die Mailingliste über die oben genannten Features verfügen und von ihnen selbst konfiguriert werden können.